16 juli 2020

Plan-Do-Check-Act

Kwaliteitsverbeteraars komen onvermijdelijk in aanraking met de Plan-Do-Check-Act gedachte, zeker wie streeft naar een ISO-certificatie. In deze blog legt onze expert in kwaliteit, Ilse Gilio, de link uit tussen risicomanagement en de PDCA cyclus.

De Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus is een krachtige, bewezen methode in continu verbeteren. De kwaliteitscirkel is een creatief hulpmiddel voor kwaliteitsmanagement en probleemoplossing ontwikkeld door William Edwards Deming. PDCA werd van oorsprong gebruikt als een statistische analyse en zien we ook terug in Six Sigma of in kwaliteitsmanagementsystemen op basis van HLS zoals ISO 9001:2015. Wie deze tool pro-actief inzet, verbetert stap voor stap werk, prestaties en organisatie naar een hoger niveau. Op voorwaarde dat management en werknemers worden betrokken in het verbeterproces.

ISO 9001, risicomanagement en bedrijfscontinuïteit

We weten dat organisaties met een ISO 9001 certificaat doelbewust aan de slag moeten met alle mogelijke risico’s. Een uitdaging op zowel strategisch, tactisch, als operationeel niveau. Echter, niet iedereen weet dat een soortgelijke risicomanagement ook terug komt in een BCM, maar met het grote verschil in de uitvoering van de processen volgens de plan-do-check-Act. Hoe de ingeburgerde ISO 9001 zich nu verhoudt tegenover de ISO 22301 met bedrijfscontinuïteit lees je hier. Laten we dieper in gaan op de verschillende stappen van Plan-Do-Check-Act methode met de corona crisis als risicovoorbeeld.

Plan

PDCA - Plan: bedrijfsimpactanalyse en risicobeoordeling

In de planfase schatten we de mogelijke bedrijfsimpact op onze activiteiten in. Denk met andere woorden na over welke zaken je nodig hebt om de activiteiten verder te zetten of wat eventuele alternatieve activiteiten zijn. Herkenbaar zijn de ontelbare online bestelmogelijkheden die tijdens de coronacrisis als paddenstoelen uit de grond schieten als alternatief voor de traditionele winkels.

Vaak verloopt deze strategische planfase aan de hand van een sterkte-zwakteanalyse. Belangrijk is dat we daarbij kijken vanuit een brede invalshoek. Dus breder dan de financiële en markteconomische aspecten. Goede methodes om een maximum aan externe factoren mee te nemen, is 6M of de  STEEPLE-methode, wat staat voor ‘social’, ‘technological’, ‘economic’, ‘environmental’, ‘political’, ‘legal’ and ‘ethical’.

Do

PDCA -DO: identificatie, selectie en implementatie van strategieën en oplossingen

In de volgende stap stellen we, op basis van een grondige kosten-batenalyse, een concreet actieplan op. Schat hier ook in hoelang je de vooropgestelde maatregelen en veranderingen op een financieel aanvaardbare manier kan blijven volhouden. Dat is heel belangrijk.

Een voorbeeld: een online winkel valt qua handling- en transportkosten doorgaans duurder uit dan een traditionele winkel. Let als bedrijf dan ook op met de talrijke extraatjes die men tijdens COVID-19 soms gratis en voor niks aanbieden. Eens we terug bij het ‘nieuwe normaal’ belanden, is het best mogelijk dat klanten diezelfde service verwachten. Op een gegeven moment wordt het dan ook moeilijk die extra kosten te verantwoorden. Beloof dus enkel een klantenservice die je kan blijven garanderen.

Blijf op gezette tijdstippen nagaan of jouw plan van aanpak nog up-to-date is. De context waarin bedrijven actief zijn, verandert immers continu. Verder ontwikkel je in dit stadium best een reactiestructuur waarbij zowel de interne als de externe stakeholders een waarschuwing krijgen bij een verstoring van de activiteiten. Zo treden de rollen en de bijbehorende verantwoordelijkheden die in het noodplan zijn vastgelegd tijdig in werking.

Een ander deel van de do-fase is de uitwerking van een herstelplan. Met andere woorden: hoe willen we de normale bedrijfsprocessen weer opstarten als de wind is gaan liggen? Verkies je een gefaseerde aanpak of wil je toch liever in één keer terug opstarten? Hoewel uiteraard veel afhangt van de omstandigheden van het moment, is het toch belangrijk dat in het basisnoodplan daarover al is nagedacht.

Check en Act

Plan-Do-Check-Act

De check-fase is het moment waarin we, op basis van de up-to-date informatie, een testprogramma opzetten. Ik geef hierbij vaak een brandoefening als voorbeeld. Alleen door tests weet je met honderd procent zekerheid of het noodplan wel effectief is.

Na een check van een actieplan, is het tijd voor de act-fase. Doet het plan zijn werk en waar zijn er verbeteringen mogelijk? Koos het team voor de juiste activiteiten en bleken de middelen voldoende om op de juiste manier te reageren? Stel de risicoanalyse bij waar nodig en zorg voor een volledige documentatie. Enkel met een levendig actieplan trek je lessen voor de toekomst.

Net zoals de opzet van een kwaliteitssysteem of eender welk bedrijfsverandering, werkt een verbeterproces enkel met de betrokkenheid van de hele organisatie. Top down moet het management zorgen voor bewustwording binnen het team en medewerkers. Training in kwaliteitstechnieken, statistische analyse en Six sigma is nodig.

PDCA komt terug in onder andere geïntegreerde kwaliteitsmanagementsystemen (HLS) en Six Sigma. Leer deze gedachtegang toepassen op alle soorten processen en risicobeheersing tijdens een volgende coachmoment bij Allanta:

Meer over Ilse Gilio

Als Coach – Expert voor Allanta val ik terug op heel wat mooie praktijkervaringen in zowel de automobielsector (IATF 16949) als in andere productie- en dienstverleningsomgevingen (ISO 9001). Lees meer

bron: Value Chain Magazine

Blijf op de hoogte en schrijf je in op onze nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van nieuws, ontwikkelingen, acties en aanbiedingen van Allanta.

Meer blogs