2 februari 2021

De (verborgen) uitdagingen in samenwerken op afstand

Het laatste jaar zijn allerlei uitdagingen rond thuiswerk, samenwerken op afstand en digitale vergaderingen in een uitzonderlijke stroomversnelling terecht gekomen. Wat voor velen begon als een gekregen vrijheid, veranderde langzaam naar een werksleur en vervreemding. Waarom blijkt het plots zo moeilijk gemotiveerd te blijven en wat loopt er mis met het onderling vertrouwen en communicatie? We vroegen Griet Deca, Chief Happiness van Tryangle naar de mentale nadelen van thuiswerk.

Werken aan onderling vertrouwen bij thuiswerk

Zowel leidinggevenden van kleine teams als HR managers en afdelingsverantwoordelijken met grote groepen medewerkers contacteren ons met gelijkaardig klinkende uitdagingen op het vlak van samenwerken op afstand. Tijdens de zoektocht naar onderling vertrouwen en motivatie blijken er erg veel beren op de weg. Zeker bij breinwerkers die van de ene dag op de andere gekluisterd werden aan – in het beste geval – hun thuiskantoor of keukentafel. Laat ons dieper ingaan op enkele meest voorkomende probleemsituaties bij thuiswerk.

Prestaties en verbinding onder druk

Een veelvoorkomende vraag van leidinggevenden draait rond controle, of het gebrek daaraan. Hoe blijven ze op de hoogte van wat er allemaal gebeurt wanneer teamgenoten elkaar enkel online ontmoeten? Presteert iedereen wel de nodige uren? Hoe hou ik als leidinggevende de vinger aan de virtuele pols? Prestaties monitoren vraagt dus een hele omschakeling van het management. Daarnaast maken teamleaders zich ook oprecht zorgen over de verbinding met hun medewerkers. Missen ze mogelijks signalen waar men normaliter veel sneller in zouden kunnen ondersteunen?

Gebrek aan informele contacten

We zien ook het informele contact verwateren omdat de gezellige ontmoetingen en de social talk die normaal in de gang, tijdens de lunch of aan de koffiemachine plaatsvindt, plots technisch onmogelijk werd.
Héél vaak horen we binnen het management verhalen zoals “We hebben écht alles uit de kast gehaald! We hebben een vrij-mi-bo, andere online team ontmoetingen en zelfs een quiz georganiseerd! Toch vinden we de motivatiesleutel niet en zien we de positiviteit en het teamgevoel bij onze medewerkers verder dalen.

Ook medewerkers zelf duiden het gebrek aan real life en spontane contacten met de collega’s als grootste beer op de weg aan: “Ik heb geen voeling meer met mijn teamgenoten.  Het enige waar nog over gepraat wordt, is het werk”; “Ik heb geen tijd om te praten over hoe het met mij of mijn collega’s gaat, want mijn agenda zit propvol met back to back meetings”; “Normaal praat ik aan het begin van de wekelijkse meetings altijd even bij met mijn fijne collega uit het andere team, maar nu lukt dat niet meer.”.

Meer druk op de leidinggevende

Het probleem wordt natuurlijk nog complexer wanneer de leidinggevende zichzelf in een negatieve spiraal verwikkelt omdat men wakker ligt van de praktische en relationele uitdagingen binnen het team. Stel, ineens dreigen er burn-outs of heuse team-outs* om de hoek. Word je als teamleader dan zelf op de vingers getikt? Jij bent immers verantwoordelijk voor de dalende resultaten, gemaakte fouten of verminderde kwaliteit. Toch?

*het verlies van verbondenheid en voeling met het team door langdurig thuiswerken

Minder aandacht voor (mentaal) welzijn en vertrouwen

Door de digitale revolutie die Corona met zich meebracht werden (virtuele) meetings veel efficiënter. Nu gaat men meestal meteen over tot de orde van de dag. Diepere gesprekken over hoe het echt met een collega gaat krijgen, ook in een kleine groep, weinig kansen. Conversaties beperken zich tot een algemene “alles oké”. Dit komt omdat iets meer gedetailleerde of persoonlijke gesprekken in een digitale omgeving al heel snel bevreemdend aanvoelen. Onze collega’s veranderden per slot van rekening in vakjes op een scherm en dat is niet echt bevorderlijk voor oprechte connectie en diepgaande conversaties.

Leidinggevenden zijn, net als ieder ander mens, slachtoffer van de bevestigingsbias: als ik zelf minder communicatiecomfort ondervind online, dan zal dat voor anderen ook wel zo zijn. Minder comfort leidt tot minder vertrouwen waardoor teamleaders aangeven ervan overtuigd te zijn dat hun medewerkers zich vaak minder oprecht uitlaten over hun welzijn. Een leidinggevende vertrouwde ons onlangs nog toe hoe “een medewerkster wel zei dat alles ok was, maar haar camera stond af. Was er echt een technisch mankement of had ze er gewoon geen zin in?” Zaadjes voor wantrouwen vallen op een bijzonder vruchtbare bodem.

De terugval van 1-op-1-gesprekken

Tijdens samenwerken op afstand raden we leidinggevenden steevast aan om gesprekken zeker one to one te durven blijven voeren, toch blijven hier velen op vastlopen. Schermmoeheid of een overvolle agenda zijn vaak gebruikte excuses.  Een niet zo verrassende tussenoplossing zijn telefoongesprekken, tijdens een wandeling bijvoorbeeld. Maar zelfs deze haalt men onderuit met “Ja, maar dan zie ik mijn gesprekspartner niet”.

Sinds Corona zijn we er blijkbaar van overtuigd geraakt dat de enige waardevolle communicatie enkel met visuele ondersteuning lukt. De non-verbale communicatie wordt verafgood waardoor veel medewerkers en leidinggevenden liever geen gesprek voeren als het niet via een scherm kan dan bijvoorbeeld telefonisch contact te leggen. Graham Bell draait zich om in zijn graf.

Nog een remmende overtuiging die ontstaan is in de hoofden van velen: om een écht waardevol gesprek te voeren, moeten we fysiek in dezelfde ruimte zitten. Hierdoor communiceert men nog minder en stellen mensen gesprekken uit “tot wanneer we weer uit ons kot mogen”. Bijzonder jammer als je weet dat feedback, toch een cruciaal onderdeel van communicatie, zoveel krachtiger is wanneer je het (quasi) instant geeft.

De oplossing voor meer verbondenheid en vertrouwen in samenwerken op afstand?

Jij bent niet alleen. De verbondenheid staat inderdaad voor veel organisaties onder druk door samenwerken op afstand. Maar ook door de onvoorspelbaarheid van de crisis. Gelukkig ligt zoals bij elke uitdaging de sleutel in hoe goed men kansen kan bedenken en creëren. Laat je dus niet verleiden om enkel in het probleemdenken te blijven hangen en gewoon af te wachten tot men de beperkingen over de aanwezigheid op kantoor of samenwerking opheffen. Denk niet in termen van “neen, want…” die de beren op de weg groter maken, maar kies liever bewust voor een “ja, en…”-attitude.

Een stevige uitdaging voor het reptielenbrein dat door de langdurige stress de touwtjes van veel levens in handen heeft genomen en gespecialiseerd is in het detecteren van risico en gevaar. Denken in termen van mogelijkheden vraagt dus om bewuste aandacht zodat je het (opnieuw) kan aanleren. Meer weten over het creëren van vertrouwen in de samenwerking op afstand? In volgende blog stuurt Griet met vier praktische tips je in de juiste richting.

 

Ontdek alles over efficiënt samenwerken in het nieuwe normaal

Door Griet Deca, Chief Happiness van Tryangle

Tryangle staat voor wetenschappelijk onderbouwde welzijnsinterventies en werkgeluk initiatieven op maat van de organisatie.
Onze stijl? Try a different angle! Wij gaan voluit voor learning-by-doing, authenticiteit en fun. Dus met een gezond hoekje af én met een glimlach-garantie. Lees meer.

www.tryangle.be

Blijf op de hoogte en schrijf je in op onze nieuwsbrief

Blijf op de hoogte van nieuws, ontwikkelingen, acties en aanbiedingen van Allanta.

Meer blogs