De business continuity in crisis valt of staat afhankelijk hoe effectief de noodplannen/crisiplannen zijn opgesteld. Dat werd voor vele organisaties pijnlijk merkbaar toen hun plannen te weinig rekening hielden met een onverwachte pandemie zoals het coronavirus (Covid-19). Bewapen jouw bedrijf voor de toekomst met risicomanagement volgens de ISO 22301:2019.
Na (technische)problemen, een cyberaanval, stakingen, brandschade of een economische crisis wil je als bedrijf zo snel mogelijk de draad terug oppikken. Hoe goed je de schade beperkt en het oog van de stom omzeilt, hangt af hoe je volgende vragen kon beantwoorden. In hoeverre heb ik deze tegenslag voorspelt? Hoe weerbaar en wendbaar is mijn organisatie op onvoorziene omstandigheden? Hoe snel zijn we erin geslaagd onze processen aan te passen? Hoe snel waren we eruit welke activiteiten we nog konden uitvoeren en welke niet? Je zou natuurlijk ook ad hoc kunnen reageren op problemen, maar dat gaat ten koste van de efficiëntie. Bij ad hoc aanpassingen vallen de medewerkers ook vaak uit de lucht, wat meestal leidt tot weerstand of frustratie.
Business continuity management (BCM) maakt het mogelijk strategische beslissingen te nemen tijdens een crisis. Zelfs wanneer er onverwacht een Corona pandemie uitbreekt. Wie preventief een dynamische risicoanalyse en noodplan aan zijn bedrijfsprocessen koppelt, verzekert de bedrijfscontinuïteit. Als je het goed aanpakt, kom je er zelfs sterker uit.
Business continuity valt of staat met hoe goed je inspeelt op uitdagingen en problemen. Conform de gekende ISO 9001:2015, standaard voor kwaliteitsmanagement, ga je gericht aan de slag met de risico’s in jouw organisatie. Dit zowel op strategisch, tactisch, als operationeel niveau.
Risicomanagement bepaalt namelijk enerzijds de interne factoren die mogelijks een risico vormen. Zoals een te grote stress in de organisatie of inefficiënte processen. Anderzijds zijn er de externe factoren, zoals politieke issues, mogelijke natuurrampen en de mogelijkheid dat er een pandemie op ons af komt.
Veel bedrijven reageren te laat op een crisis omdat risico georiënteerd denken en handelen niet in alle processen ingebakken zit. Ondersteun de strategische doelstellingen en de hieraan gekoppelde risicofactoren door de vertaalslag te maken naar het tactische en operationele gebeuren binnen jouw organisatie. Enkel als je het risicomanagement op procesniveau doortrekt, zorg je voor voldoende weerbaarheid.
KPI’s (Key performance indicators of kritieke prestatie-indicatoren) worden gebruikt om het succes van een organisatie te meten. Bij Business continuity management zijn KPI’s noodzakelijk om uiteindelijk de strategische doelstellingen te behalen.
Een aanrader is om op gezette tijdstippen als het ware letterlijk een foto van de situatie op dat moment te maken. Momentopnames zijn een goede basis waarmee je jouw crisisplan definieert of bijstuurt. Hoe vaker je deze foto’s maakt, hoe correcter en realistischer de film wordt die als het ware op het netvlies gebrand gaat staan, zodat je die KPI’s meeneemt in je dagelijkse activiteiten. Zo is de kans veel groter dat je als organisatie op een gepaste manier reageert als een risico ook werkelijkheid wordt. Wanneer dat het geval is, spreek je pas dan van een actief en geïmplementeerd proces van risicobeheersing.
Datavisualisatie laat je toe om KPI’s esthetisch voor te stellen op een manier die de context en betekenis van de gepresenteerde gegevens duidelijk maakt. Goede datavisualisaties zorgen ervoor dat iedereen de data makkelijk begrijpt en moeiteloos interpreteert, zodat verbanden en correlaties duidelijk worden.
In de praktijk zijn slechts weinig noodplannen up-to-date. Als een crisisplan ergens onderin een lade ligt, is de slaagkans laag als zich plots een crisissituatie voordoet. Het is noodzakelijk je een noodplan op basis van de veranderende context aanpast. Heel wat noodplannen focussen vooral op economisch onheil, zoals een brand die uitbreekt of een leverancier die failliet gaat. Die focus is te eng.
Pas een basisnoodplan iteratief aan op basis van de veranderingen die gaandeweg opduiken. Zo heeft de coronacrisis aangetoond dat het heel lastig is om een noodplan uit te werken dat op alle vragen een treffend antwoord geeft. Een basisnoodplan zorgt voor een stevig kader dat nog steeds de ruimte biedt om aan de hand van vooruitschrijdend inzicht bij te sturen. De juiste mindset is als je bij de eerste alarmerende signalen van een crisis het noodplan erbij neemt en op basis van de ontwikkelingen de nodige finetuning doet. Zo kom je tot een concreet en werkbaar crisisplan.
Wanneer je een crisisplan uitwerkt is het noodzakelijk dat de betrokkenen weten waar de grote operationele kwetsbaarheden schuilen. Bepaal ten slotte wie welke verantwoordelijkheden op zich neemt van zodra het noodplan van kracht wordt en kies een uniforme manier van communicatie.
Een goed managementsysteem helpt om jouw organisatie terug naar een vooraf bepaald koers te sturen. De medewerking van alle werknemers speelt daarbij een belangrijke rol.
Om je beter te bewapenen voor de toekomst zet je best een stevig kwaliteitssysteem op waar je op kan terugvallen als nieuw onheil op je afkomt. Met name de tot nu toe vrij onbekende standaard ISO 22301:2019 vormt daarbij een ideale basis. In deze gratis webinar legt onze kwaliteitsexperte, Ilse Gilio uit hoe men via de juiste, specifieke ISO-standaard en met de nodige risiscomanagement, een businesscontinuïteitsplan opstelt om je organisatie te beschermen.
Deze ISO-standaard focust op een managementsysteem rond bedrijfscontinuïteit. Een groot voordeel is dat ISO 22301:2019 een kader biedt om de nodige veerkracht, weerbaarheid en wendbaarheid te borgen. Deze kwaliteitsnorm helpt je bepalen welke processen of activiteiten je tijdens crisismomenten wil blijven uitvoeren en welke activiteiten je beter schrapt of bijstuurt. Ook helpt hij op een geplande manier de directe en indirecte kosten van die veranderingen mee bepalen. Werk gestructureerd en beredeneerd in vergelijking wanneer je zaken ad hoc aanpast. Lees hier meer voordelen voor stakeholders en hoe ISO 22301:2019 bijdraagt aan continu verbeteren.
Na deze workshop ben jij in staat om zelfstandig pragmatisch aan de slag gaan met de opzet, het opvolgen en beheren van een systeem rond bedrijfscontinuïteit passend voor jouw eigen organisatie. Je leert hoe je als organisatie noodplannen nu best aanpakt en welk team je hiervoor samenstelt.
Ook niet-gecertificeerde organisaties leren tijdens deze workshop op een laagdrempelige manier business continuïteit verzekeren via een geïntegreerd noodplan. Een dynamische risicoanalyse koppelen aan een plan voor bedrijfscontinuïteit is slechts een kleine stap, maar een absolute meerwaarde voor elke organisatie.
Net als andere geïntegreerde kwaliteitsmanagementsystemen is de eerder onbekende ISO 22301 gebaseerd op de ‘high level structure’. Dat betekent dat de opzet en de eisen grotendeels dezelfde zijn. Zo moet je ook bij deze standaard de belangrijke interne en externe factoren binnen de context bepalen. Er moet een overzicht zijn van de activiteiten en processen waarop het systeem van toepassing is en de verantwoordelijkheden om bedrijfscontinuïteit te garanderen moeten worden verdeeld. Ook vertrouwd is de eis om een plan van aanpak uit te stippelen om risico’s te verminderen en kansen te benutten. Dat de processen rond bedrijfscontinuïteit moeten worden gemeten, komt eveneens in andere systemen terug.
Het grote verschil zit in hoofdstuk acht, dat focust op de uitvoering van de processen rond bedrijfscontinuïteit. In dat hoofdstuk krijg je richtlijnen mee om een risicomanagementsysteem op strategisch niveau op te zetten. Belangrijk is ook dat dit hoofdstuk is gebaseerd op de ‘plan-do-check-act’ gedachte.
Samengevat is een goede voorbereiding ook bij een crisis het halve werk. Hoewel een grote impact van een crisis voor de meeste bedrijven onvermijdbaar is, is de invoering van de ISO 22301 een ideale manier om in elk geval beter gewapend voor de dag te komen. Bovendien is deze ISO-standaard gemakkelijk te integreren in de bestaande managementstructuur van bedrijven. Het kost relatief weinig moeite om ermee aan de slag te gaan. Eigenlijk beschouw je de ISO 22301:2019 als een handige ‘add-on’ voor jouw strategisch risicobeheer en het opstellen van een noodplan dat niet de kans krijgt om onder het stof te raken.
