In een wereld van procesoptimalisatie en continu verbeteren is 6M een veelgebruikte methode om op zoek te gaan naar de oorzaak van problemen of effecten. Via een schematische visgraatdiagram brengen kwaliteitsprofessionals de mensen, machines, materiaal, methode, milieu en management overzichtelijk in kaart. 6M is ook een fantastische Lean tool waarmee je verschillende aspecten van een crisis aanpakt.
Bij de traditionele 6M-methode ga je bij elke categorie (de M’s) na welke de mogelijke relevante oorzaken zijn die invloed hebben op een probleem. Deze schematische voorstelling van oorzaken en problemen geeft men tijdens een brainstorm meestal weer aan de hand van de Ishikawa diagram (fishbone). Aangezien je de externe factoren visueel in een visgraatdiagram giet, splits je makkelijker de grondoorzaken op, bepaal je de prioriteiten en pak je zo uiteindelijk een probleem of crisis doelgericht aan.
Businesscontinuïteit verzeker je door je zo goed mogelijk voor te bereiden op alle soorten problemen waarmee een bedrijf mogelijks mee te maken krijgt. Denk hierbij aan uitdagingen gaande van kleine tegenslagen tot een globale crisis als COVID-19. We zagen eerder dat de PDCA-cyclus een goede manier is om een crisisplan up-to-date te houden, waarbij je in de Plan-fase nadenkt over alle externe factoren. 6M is een methode die hier nog dieper op ingaat waarin je namelijk per categorie de oorzaken van (mogelijke) risico’s gaat benoemen. De zes M’s staan voor mensen, machines, materiaal, methode, milieu en management. Deze categorisering leidt tot de bepaling van de meest geschikte maatregel om dat risico te elimineren.
Neem nu de coronacrisis als uitgangspunt. Er zijn een heleboel vragen die je aan jezelf en het team moet stellen waarin je de huidige situatie van het bedrijf vergelijkt met de gewenste. Per categorie geven we je alvast enkele mogelijke maatregelen cadeau die je beter moeten voorbereiden op een crisis.
In de categorie mensen ga je dieper in op gezond en veilig werken, afspraken, richtlijnen en bewustwording van werknemers. Schat op voorhand in welke persoonlijke beschermingsmiddelen nodig zijn. Welke zijn de kritische functies tijdens een crisis? Hoe vermijden we in geval van een pandemie bijvoorbeeld dat groepen medewerkers met elkaar in contact komen? Leg de pijnpunten bloot en ga na voor welke taken meer opleiding of ervaring nodig is.
Wat machines betreft, beseffen organisaties vandaag al te goed dat thuiswerk een standaard wordt. Naast voldoende laptops en een veilig netwerk lees je hier vijf simpele maatregelen voor succesvol telewerken.
Materiaal is meer verder dan enkel grondstoffen, verpakking en transport, maar ook aan zaken als IT-ondersteuning. Hoe afhankelijk is de productie afhankelijk van leveranciers en partners? Denk goed na hoe je machines en materiaal efficiënt indeelt op de werkplek. Orde en netheid implementeer je makkelijk volgens deze vijf basisstappen.
De workflow is het belangrijkste aandachtspunt wat de methode betreft. Ga met Value Stream Mapping na of de procedures efficiënt, eenvoudig en duidelijk zijn.
Met milieu bedoelen we eerder de omgevingsfactoren in het bedrijf. In crisis situaties is het in de eerste plaats de sociale onrust bij de medewerkers die het management moet opvangen.
En last but not least hou je op het vlak van management uiteraard met heel wat maatregelen rekening, zonder je de cashflow uit het oog verliest. Stel doelstellingen SMART op en bepaal de KPI’s.
6M is een gekende tool binnen kwaliteitsmanagement, Lean en Six Sigma. Leer deze gedachtegoed toepassen op alle soorten processen en risicobeheersing tijdens een volgende coachmoment bij Allanta:
